Travailler là où se fait le travail : nos apps Forge dans Jira

Jira comme base de données

Chaque mandat, chaque tâche et chaque heure saisie se trouve chez nous dans Jira. Jusqu’ici, nous analysions ces données avec ce que Jira propose : filtres, tableaux, tableaux de bord et rapports intégrés. Là où cela ne suffisait pas, nous ajoutions des apps de l’Atlassian Marketplace. Cela fonctionne tant qu’une question est assez générale pour que quelqu’un d’autre y ait déjà répondu. Pour nos propres processus, il restait souvent un écart entre ce que Jira affichait et ce dont nous avions besoin pour prendre une décision.

Ce que Forge fait autrement

Les apps Forge tournent à l’intérieur de Jira. Elles lisent et écrivent les mêmes tickets et champs que ceux avec lesquels l’équipe travaille. Jira reste donc notre lieu de stockage des données. Ce qui est nouveau, c’est que nous pouvons y construire nos propres vues pour des cas d’utilisation précis. Une app apparaît comme une page à part dans Jira, comme une zone dans un ticket ou dans le portail client, selon l’endroit où elle est nécessaire.

Forge fixe pour cela un cadre clair : où une app peut s’intégrer, quelles données elle peut lire et écrire et avec quels services externes elle peut communiquer. À l’intérieur de ce cadre, conception et utilisation sont libres. Nous y avons posé notre propre socle, notre Forge Stack. Il apporte un design commun pour que toutes les apps se ressemblent à l’usage, un module de feedback dans chaque app et des tests automatisés qui jouent des processus complets contre une réplique de Jira avant qu’une version soit mise en ligne.

Ce que nous avons construit avec

Des offres que la clientèle accepte en ligne. Dans le Sales Center, nous établissons des offres en plusieurs versions, jusqu’à ce qu’elles conviennent. La clientèle les ouvre sur une page d’offre dédiée avec un code et un PIN et les accepte directement. À l’acceptation, l’app crée le mandat dans Jira et dans Bexio, notre logiciel de comptabilité. Le budget et le chiffre d’affaires attendu y figurent déjà.

Une facturation avec contrôle intégré. Dans l’Invoicing Center, la direction de projet vérifie les heures saisies avant qu’une facture soit établie. Les heures mal saisies peuvent être réaffectées directement au bon mandat, et un controlling avec 20 vérifications passe sur tous les mandats. Un modèle de langage propose le titre et le résumé de la facture. Après validation par le service financier, l’app crée la facture sous forme de brouillon dans Bexio.

Des projets par gates, du début à la fin. Dans le Project Center, chaque projet suit le même déroulement avec cinq gates, c’est-à-dire des points de contrôle entre les phases, du lancement du projet au rapport final. Chaque semaine, la direction de projet consigne l’état des délais, du budget, du périmètre et de la satisfaction client. L’app reporte cette évaluation sur le mandat en tant qu’état du projet.

Des analyses sur les mêmes données. Comme toutes les apps écrivent dans les mêmes tickets Jira, les analyses calculent avec les chiffres avec lesquels l’équipe travaille. Le Project Center affiche tous les projets en cours par priorité et par état, et dépose le rapport destiné à la direction sous forme de page Confluence. Le Financial Center montre à la direction le chiffre d’affaires et les prévisions, la rentabilité par client et les coûts courants.

Jira, étendu plutôt que remplacé

Forge ne remplace pas Jira, il l’étend avec ce dont nos processus ont besoin. Les données restent là où elles naissent, et les apps travaillent directement dessus. Pour nous, cela signifie à long terme une meilleure qualité : nous voyons le travail là où il se fait, et le processus soutient chaque étape au lieu que quelqu’un doive le reconstituer après coup.