Die Arbeit dort, wo sie anfällt: unsere Forge-Apps in Jira

Jira als Datenbasis

Jeder Auftrag, jede Aufgabe und jede gebuchte Stunde liegt bei uns in Jira. Ausgewertet haben wir diese Daten bis anhin mit dem, was Jira mitbringt: Filter, Tabellen, Dashboards und die eingebauten Berichte. Wo das nicht reichte, kamen Apps aus dem Atlassian Marketplace dazu. Das funktioniert, solange eine Frage so allgemein ist, dass schon jemand anderes sie beantwortet hat. Für unsere eigenen Abläufe blieb oft eine Lücke zwischen dem, was Jira anzeigte, und dem, was wir für eine Entscheidung brauchten.

Was Forge anders macht

Forge-Apps laufen innerhalb von Jira. Sie lesen und schreiben dieselben Vorgänge und Felder, mit denen das Team arbeitet. Jira bleibt also unsere Datenhaltung. Neu ist, dass wir darauf eigene Ansichten für einzelne Anwendungsfälle bauen können. Eine App erscheint als eigene Seite in Jira, als Bereich in einem Vorgang oder im Kundenportal, je nachdem, wo sie gebraucht wird.

Forge gibt dafür einen klaren Rahmen vor: wo sich eine App einklinken darf, welche Daten sie lesen und schreiben darf und mit welchen externen Diensten sie sprechen darf. Innerhalb dieses Rahmens sind Gestaltung und Bedienung frei. Darauf haben wir ein eigenes Fundament gesetzt, unseren Forge Stack. Er bringt eine gemeinsame Gestaltung, damit sich alle Apps gleich anfühlen, ein Feedback-Modul in jeder App und automatische Tests, die ganze Arbeitsabläufe gegen ein nachgebautes Jira durchspielen, bevor eine Version live geht.

Was wir damit gebaut haben

Offerten, die Kunden online annehmen. Im Sales Center erstellen wir Offerten in Versionen, bis sie passen. Kunden öffnen sie auf einer eigenen Angebotsseite mit Code und PIN und nehmen sie dort direkt an. Mit der Zusage legt die App den Auftrag in Jira und in Bexio, unserer Buchhaltungssoftware, an. Budget und erwarteter Umsatz stehen schon drin.

Fakturierung mit eingebauter Kontrolle. Im Invoicing Center prüft die Projektleitung die gebuchten Stunden, bevor eine Rechnung entsteht. Falsch gebuchte Stunden lassen sich direkt auf den richtigen Auftrag umhängen, und ein Controlling mit 20 Prüfungen läuft über alle Aufträge. Für Rechnungstitel und Zusammenfassung macht ein Sprachmodell einen Vorschlag. Nach der Freigabe durch die Finanzabteilung legt die App die Rechnung als Entwurf in Bexio an.

Projekte über Gates, von Anfang bis Ende. Im Project Center durchläuft jedes Projekt denselben Ablauf mit fünf Gates, also Prüfpunkten zwischen den Phasen, vom Projektstart bis zum Schlussbericht. Jede Woche hält die Projektleitung fest, wie es um Termin, Budget, Umfang und Kundenstimmung steht. Die App schreibt diese Einschätzung als Projektzustand auf den Auftrag zurück.

Auswertungen auf denselben Daten. Weil alle Apps in dieselben Jira-Vorgänge schreiben, rechnen die Auswertungen mit den Zahlen, mit denen das Team arbeitet. Das Project Center zeigt alle laufenden Projekte nach Priorität und Zustand und legt den Bericht für die Geschäftsleitung als Confluence-Seite ab. Das Financial Center zeigt der Führung Umsatz und Prognose, Rentabilität pro Kunde und laufende Kosten.

Jira, erweitert statt ersetzt

Forge ersetzt Jira nicht, es erweitert Jira um das, was unsere Abläufe brauchen. Die Daten bleiben, wo sie entstehen, und die Apps arbeiten direkt darauf. Für uns heisst das auf lange Sicht bessere Qualität: Wir sehen die Arbeit dort, wo sie anfällt, und der Ablauf unterstützt jeden Schritt, statt dass jemand ihn nachträglich zusammensucht.