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Kunde
SANITIZED AG
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Leistungen
Konzept, Code, Design, Projektmanagement
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Referenzen
Schnittstellen, DocuSing Integration, Docker-Cloud-Infrastruktur, Symfony Framework, Plattform-Stack
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Jahr
2022
Die Erfahrung von cloudtec half uns enorm bei der Digitalisierung unserer Prozesse. cloudtec verstand unsere Abläufe und unsere Anforderungen rasch und brachte aktiv Ideen zur Optimierung ein. Die Zusammenarbeit war flexibel und unkompliziert.
Unser Unternehmen hat sich in den letzten Jahren intensiv mit der Digitalisierung und Automatisierung unserer betrieblichen Abläufe auseinandergesetzt. Wir suchten nach einer zuverlässigen Lösung, die unsere Anforderungen an Effizienz, Flexibilität und Sicherheit erfüllen konnte. Das Online-Portal, welches cloudtec zusammen mit SANITIZED AG entwickelt hat, erwies sich als äusserst benutzerfreundlich und anpassbar. Es ermöglichte uns, unsere Prozesse effizient zu digitalisieren und zu optimieren, wodurch wir Zeit und Ressourcen einsparen konnten. Die massgeschneiderten Lösungen, die uns angeboten wurden, entsprachen unseren individuellen Anforderungen und halfen uns, die Arbeitsabläufe innerhalb unserer Firma zu optimieren.
Ausgangslage
Bereits im Jahr 2019 hat die SANITIZED AG mit der Analyse und Verbesserung ihres Lizenzprozesses gestartet. Daraus entstand ein Lastenheft für ein Kundenportal. Das Kundenportal-Projekt hatte zum Ziel, den Lizenzprozess zum Abschluss einer Brand Partnership mit allen dazugehörigen Schritten soweit möglich zu digitalisieren. Die übergeordneten Ziele des Projektes waren dabei folgende:
- Kundenprozesse ganzheitlich zu digitalisieren
- Das Kundenerlebnis zu verbessern
- Den manuellen Aufwand zu reduzieren
- Die interne Effizienz zu steigern
Die Lösung
Mit der SANITIZED AG wurden vier Workshop-Runden durchgeführt. Im ersten Workshop wurde der IST-Prozess anhand eines Beispielkunden aus der Sicht einer Person aus der Administration durchgespielt. So konnte ein erster Einblick in die Arbeitsweise und die Abläufe gewonnen werden. Im zweiten Workshop wurde die Bereitstellung von Marketinginstrumenten behandelt. Im dritten Workshop wurde die Arbeit mit dem CRM-System der SANITIZED AG genauer analysiert. So konnten die benötigten Punkte für die Schnittstelle zwischen dem Kundenportal und dem CRM-System identifiziert werden. Im vierten Workshop wurde die Erstellung der Verträge behandelt und wie diese künftig digitalisiert werden sollen.
Für die SANITIZED AG wurde ein Kundenportal auf Basis des cloudtec Plattform-Stacks entwickelt. Es dient dazu, ihren Brand Partnern die Möglichkeit zu geben, die abgeschlossenen Brand Partnership Agreements zu verwalten sowie neue zu beantragen. Diesem Vorgang liegt ein Workflow zugrunde, welcher ebenfalls die initiale sowie jährliche Qualitätskontrolle der zertifizierten Artikel beinhaltet. Wurde das Brand Partnership Agreement erfolgreich abgeschlossen, so erhalten die zugehörigen Benutzer Zugriff auf die Marketinginstrumente, welche im entsprechenden Distributionsmarkt angewendet werden dürfen. Werden die Marketinginstrumente der SANITIZED AG von einem Lizenzpartner eingesetzt, müssen sie wiederum zur Überprüfung über das Kundenportal eingereicht werden.
Während des Prozesses zum Abschluss eines Brand Partnership Agreements werden zahlreiche Dinge automatisch vom System erstellt. So etwa: der Vertrag, welcher mit Variablen angereichert werden kann, das Zertifikat nach erfolgreichem Abschluss des Vertrags, der elektronisch unterzeichnete Vertrag als PDF-Datei sowie die obligatorische jährliche Qualitätskontrolle zur Erneuerung des Zertifikats. Aus dem System werden zudem automatische Benachrichtigungen an Administratoren wie auch Kunden versendet, um über den aktuellen Status der Verträge zu informieren.
Hauptmerkmale des Projektes
- Viersprachiges Kundenportal (DE, EN, CN, ES)
- Schnittstelle zum CRM-System zum automatischen Import der Firmen sowie User Daten und setzen von Meilensteinen im CRM aus dem Portal heraus
- Workflows zum Beantragen und Erstellen von Brand Partnership Agreements und den dazugehörigen jährlichen Qualitätskontrollen
- Digitale Signatur der Verträge über die DocuSign Integration
- Verwaltung und Bereitstellung aller Marketing Tools welche zum Ingredient Brand gehören und für die entsprechende Vertriebsregion gültig sind
- Integrierter HubSpot Chat zur Kontaktaufnahme über das Kundenportal
